第５章　消去・廃棄段階取扱規程

第１条　目的

　　本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「消去・廃棄」段階の取扱いについて定めたものである。

 

第２条　定義

１．「消去」とは、個人データが保存されている媒体の個人データを電子的な方法その他の方法により削除することなどをいう。

２．「廃棄」とは、個人データが保存されている媒体を物理的に廃棄することなどをいう。

 

第３条　消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任および取扱者の限定

１．個人データ管理責任者は、個人データの消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

２．個人データ管理者は、業務上必要な者に限り個人データの消去・廃棄が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

 

第４条　センシティブ情報の消去・廃棄に関する取扱者の限定

個人データ管理者は、個人データのうち、政治的見解、信条（宗教、思想及び信条をいう。）、労働組合への加盟、人種及び民族、門地及び本籍地、健康状態、性生活、生活状況、家庭環境、資産状況および収入ならびに犯罪暦に関する情報（以下、「センシティブ情報」という。）の消去・廃棄の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。

 

第５条　消去・廃棄時の照合および確認手続き

１．個人データの取扱者は、個人データの消去・廃棄に際し、消去・廃棄する個人データについて、個人データ管理台帳等により保管期間を照合または消去・廃棄理由を確認のうえ、消去・廃棄しなければならない。

２．個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する際には、当該データが保存されている機器・記録媒体等の性質に応じ適正な方法で消去・廃棄しなければならない。

 

第６条　消去・廃棄の規程外作業に関する申請および承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを消去・廃棄する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

 

第７条　機器・記録媒体等の管理手続き

１．個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分および権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。

２．個人データの取扱者は、前項の指定および設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。

 

 

第8条　消去・廃棄状況の記録および分析

個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。